Polityka Antykorupcyjna TERMEN S.A.

Obowiązuje od dnia 24 września 2024 r.

1. Cel i Zakres

1.1. Celem niniejszej Polityki Antykorupcyjnej („Polityka”) jest zapewnienie, iż TERMEN S.A. („Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie przeciwdziałania korupcji, w szczególności ustawą o przeciwdziałaniu korupcji, właściwymi dyrektywami Unii Europejskiej oraz standardami OECD i ISO 37001.

1.2. Postanowienia Polityki mają zastosowanie do wszystkich pracowników Spółki, członków organów statutowych oraz osób trzecich współpracujących ze Spółką, w tym kontrahentów, dostawców, agentów i konsultantów.

1.3. Spółka przyjmuje zasadę zerowej tolerancji wobec wszelkich form korupcji, w tym w szczególności:

przyjmowania, oferowania lub żądania korzyści majątkowych lub osobistych (w tym gotówki, towarów, usług, świadczeń lub innych benefitów),
nadużywania pozycji lub wpływu w celu uzyskania nieuzasadnionej przewagi gospodarczej,
dokonywania darowizn, wręczania prezentów lub zapewniania gościnności w sposób niezgłoszony lub nieudokumentowany, mogący wywołać wpływ na decyzje służbowe.

2. Definicje

Korzyść majątkowa – wszelkie świadczenia o charakterze materialnym lub niematerialnym (w tym gotówka, prezenty, podróże, usługi, informacje), przekazywane w zamian za działanie lub zaniechanie działania sprzeczne z interesem Spółki.
Korupcja – każde działanie polegające na wykorzystaniu stanowiska, funkcji lub wpływu w celu uzyskania nieuczciwej przewagi, w tym przyjmowanie lub udzielanie korzyści majątkowych, nepotyzm oraz sytuacje konfliktu interesów.
Prezent – przedmiot o wartości materialnej lub symbolicznej wręczany w ramach relacji służbowych.
Darowizna – przekazanie środków pieniężnych lub rzeczowych bez oczekiwania bezpośredniej korzyści materialnej.
Sygnalista – osoba zgłaszająca podejrzenie naruszenia postanowień Polityki.
Konflikt interesów – sytuacja, w której interesy prywatne osoby mogą wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie obowiązków służbowych.

3. Zasady Ogólne

3.1. Zakaz przyjmowania korzyści majątkowych
Pracownikom oraz osobom współpracującym ze Spółką zabrania się przyjmowania, oferowania lub proponowania jakichkolwiek świadczeń mogących stanowić łapówkę lub być postrzeganych jako próba wywarcia wpływu poprzez korzyść materialną.

3.2. Prezenty i Gościnność

Dopuszczalne jest przyjęcie prezentu o wartości nieprzekraczającej 50 PLN (lub równowartości w innej walucie), pod warunkiem dokonania wpisu do Rejestru Prezentów.
Prezenty o wartości przekraczającej 50 PLN wymagają uprzedniej zgody Prezesa Zarządu oraz odnotowania w Rejestrze.
Gościnność (obejmująca posiłki, spotkania, zakwaterowanie) nie może przekroczyć wartości 100 PLN na osobę i musi być należycie udokumentowana (paragon, faktura).

3.3. Darowizny i Sponsoring
Wszelkie darowizny oraz działania sponsoringowe wymagają uprzedniej zgody właściciela Spółki oraz wpisu do Rejestru Darowizn. Niedopuszczalne jest powiązanie darowizny z oczekiwaniem uzyskania korzyści gospodarczej.

3.4. Konflikt interesów
Pracownik zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić wszelkie sytuacje, w których jego interesy prywatne mogą kolidować z interesem Spółki. Każdy przypadek konfliktu interesów podlega rozpatrzeniu i zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu.

4. Procedury Operacyjne

4.1. Rejestry
Rejestr Prezentów i Darowizn zawiera: datę, nazwę darczyńcy, opis świadczenia, wartość, cel oraz podpis osoby przyjmującej. Wpisu należy dokonać w terminie 3 dni od otrzymania świadczenia.

4.2. Zgłaszanie nieprawidłowości
Spółka zapewnia kanały anonimowego zgłaszania (formularz online). Zgłoszenia rozpatrywane są poufnie, a sygnaliści objęci są ochroną przed represjami.

4.3. Audyt i Kontrola

Przegląd roczny – dokonywany przez Prezesa Zarządu wraz z wyznaczonym księgowym, obejmuje wszystkie wpisy w Rejestrach oraz losowo wybrane transakcje powyżej 5 000 PLN.
Kontrole ad hoc – mogą być przeprowadzane w przypadku zgłoszeń lub w wyniku analizy ryzyka.

4.4. Szkolenia

Szkolenie wstępne – obowiązkowe dla każdego nowego pracownika w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Szkolenie odświeżające – organizowane raz na 12 miesięcy w formie krótkiego webinarium (30 minut), dostępnego w archiwum firmowym.

5. Odpowiedzialność i Sankcje

Naruszenie	Konsekwencje
Przyjęcie lub udzielenie łapówki	Natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy, zgłoszenie organom ścigania
Nieautoryzowany prezent > 50 PLN	Pisemne upomnienie, obowiązek zwrotu wartości prezentu, dodatkowe szkolenie
Fałszowanie Rejestru	Postępowanie dyscyplinarne, możliwość rozwiązania stosunku pracy, odpowiedzialność karna
Brak zgłoszenia konfliktu interesów	Upomnienie, obowiązek korekty sytuacji, sankcje dyscyplinarne

6. Struktura Odpowiedzialności

Prezes Zarządu – ponosi ostateczną odpowiedzialność za przestrzeganie Polityki, zatwierdza prezenty o wartości powyżej 50 PLN, darowizny oraz rozstrzyga konflikty interesów.
Księgowy / Administrator Finansowy – prowadzi Rejestry, przygotowuje roczne przeglądy, wspiera procesy audytowe.
Kierownik Zespołu – zapewnia, że podlegli pracownicy znają Politykę, uczestniczą w szkoleniach i zgłaszają nieprawidłowości.
Wszyscy Pracownicy – zobowiązani są do zapoznania się z Polityką, uczestnictwa w szkoleniach oraz zgłaszania podejrzeń naruszeń.

7. Monitorowanie i Raportowanie

Kluczowe wskaźniki (KPI): liczba zgłoszeń, średni czas reakcji, liczba przeprowadzonych przeglądów, odsetek transakcji powyżej 5 000 PLN poddanych kontroli.
Raport roczny: sporządzany przez właściciela i księgowego, przekazywany wszystkim pracownikom oraz – w razie potrzeby – organom nadzorczym.
Aktualizacja ryzyka: coroczna ocena ryzyka korupcyjnego, uwzględniająca zmiany w otoczeniu prawnym i operacyjnym.

8. Postanowienia Końcowe

Polityka wchodzi w życie z dniem publikacji i obowiązuje do czasu jej zmiany lub odwołania. Wszelkie pytania dotyczące interpretacji Polityki należy kierować do Prezesa Zarządu pod adresem: biuro@termen.com.pl